Poradnik · Angielski w pracy
Jak napisać maila po angielsku zwroty, struktura i gotowe przykłady
Oficjalny mail po angielsku zaczynasz od „Dear Mr / Ms + nazwisko,” i jednego zdania o celu („I am writing to…”), a kończysz prośbą lub podziękowaniem i formułą „Kind regards,” albo „Best regards,” z imieniem i nazwiskiem. W mailu do osoby, którą dobrze znasz, wystarczy „Hi + imię,” i „Best,” na końcu.
Poniżej znajdziesz powitania i zakończenia na różne okazje, zwroty do treści maila (załączniki, prośby, przypomnienia, przeprosiny), strukturę wiadomości krok po kroku i pięć gotowych przykładów maili po angielsku.
Agnieszka Fronczak, filolożka angielskiego i norweskiego, psycholog motywacji
Data powstania: · Aktualizacja:
W skrócie: jak zacząć i zakończyć maila po angielsku
| Sytuacja | Powitanie i pożegnanie |
|---|---|
| formalnie, znasz nazwisko | Dear Ms Smith, … Kind regards, / Yours sincerely, |
| formalnie, nie znasz nazwiska | Dear Sir or Madam, … Yours faithfully, |
| do działu lub zespołu | Dear Customer Service Team, … Kind regards, |
| półformalnie, znacie się | Hello John, … Best regards, |
| nieformalnie, dobra relacja | Hi Sarah, … Best, / Thanks, |
Mail to zdecydowanie najpopularniejszy sposób komunikacji w pracy. O wiele częściej decydujemy się na kontakt mailowy niż telefoniczny, bo maile są po prostu łatwe, szybkie i efektywne. Możesz wysłać maila po angielsku w każdym momencie, a rozmowa telefoniczna z partnerami z zagranicy wymaga dopasowania się do ich strefy czasowej. Do tego e-maile stanowią pisemną dokumentację korespondencji, co przydaje się w śledzeniu historii komunikacji.
Pisanie po polsku nie stanowi większego problemu. Kiedy jednak komunikujemy się z osobami anglojęzycznymi, zależy nam na profesjonalizmie, szczególnie w kontekście biznesowym. Poniżej przygotowałam dla Ciebie wskazówki i kluczowe zwroty do korespondencji mailowej po angielsku. Czy znasz je i wykorzystujesz w swoich mailach?
Jak zacząć maila po angielsku?
Pisząc maila po angielsku, warto zwrócić uwagę na ton i styl wiadomości. Jeśli piszesz w sprawie biznesowej do osoby, której jeszcze nie znasz, użyj oficjalnych zwrotów. Jeśli masz już zbudowaną relację z partnerem biznesowym, Twoja wiadomość może być nieco mniej formalna.
Dear Mr / Ms / Dr + nazwisko
Używane, gdy piszesz do kogoś, kogo nie znasz osobiście, albo w formalnym kontekście biznesowym.
Dear Mr Smith,
I hope this email finds you well. I am writing to discuss the upcoming project deadlines.
Dear Sir or Madam
Używane w sytuacjach formalnych, gdy nie znasz nazwiska odbiorcy.
Dear Sir or Madam,
I am writing to ask about the delivery times for your products to Poland.
To Whom It May Concern
Używane, gdy nie wiesz, kto dokładnie będzie odbiorcą maila. W dosłownym tłumaczeniu: „Do wszystkich zainteresowanych”. Dziś ten zwrot brzmi dość staroświecko, więc jeśli to możliwe, zwróć się do działu: Dear HR Team,, Dear Customer Service Team,.
To Whom It May Concern,
I am writing to request a copy of the invoice for order no. 1452.
Hello + imię
Używane, gdy masz mniej formalną relację z odbiorcą, ale chcesz zachować profesjonalny ton.
Hello John,
I hope you’re doing well. I wanted to follow up on our meeting last week.
Hi + imię
Używane w mniej formalnych sytuacjach, gdy jesteś w dobrych relacjach z odbiorcą.
Hi Sarah,
I hope all is well with you. I’m writing to confirm our lunch meeting tomorrow.
Co napisać w mailu po angielsku po przywitaniu?
Zaraz po zwrocie grzecznościowym warto zrobić małe wprowadzenie. Zamiast od razu przechodzić do głównego tematu, wykorzystaj tę okazję, żeby zadbać o relację z klientem czy partnerem biznesowym. Potraktuj to tak samo jak small talk podczas spotkania: drobne uprzejmości wpływają na ogólny odbiór Twojej osoby.
Zwroty do wykorzystania na początku wiadomości:
| Po angielsku | Po polsku |
|---|---|
| I hope this email finds you well. | Mam nadzieję, że u Ciebie / u Pana / u Pani wszystko dobrze. |
| I trust you are doing well. | Ufam, że wszystko u Ciebie w porządku. |
| I hope you’re having a great day / week. | Mam nadzieję, że masz udany dzień / tydzień. |
| I hope you had a nice weekend. | Mam nadzieję, że weekend był udany. |
| Thank you for your email. | Dziękuję za maila. |
| Thank you for getting back to me so quickly. | Dziękuję za szybką odpowiedź. |
Jeśli znasz odbiorcę, odnieś się do czegoś konkretnego, co może być dla niego ważne:
I hope your recent trip was enjoyable.
I trust the project you are working on is progressing well.
Przykład:
Dear John,
I hope this email finds you well. I trust you had a pleasant weekend and are ready for the challenges of the week ahead. I wanted to reach out to discuss…
Jak napisać treść maila po angielsku?
Wiadomości, które wysyłamy po angielsku, zawierają zwykle kilka podstawowych elementów, które zapewniają jasność i profesjonalizm:
- Cel wiadomości. Krótko przedstaw, dlaczego piszesz: I am writing to [discuss / ask about / confirm]…. W tym zdaniu używasz czasu Present Continuous, ponieważ piszesz dokładnie w tym momencie.
- Szczegóły. Rozwiń cel wiadomości, podając niezbędne informacje: I would like to provide more information about…, I need some clarification regarding…, I am pleased to inform you that….
- Prośby lub pytania. Jeśli masz prośby lub pytania, umieść je w tej części: Could you please…?, I would appreciate it if you could….
- Podziękowanie i zamknięcie. Wyraź wdzięczność i zamknij wiadomość: Thank you for your time and consideration., I look forward to your response.
Do tego temat maila (subject line): krótki i konkretny, np. Meeting confirmation: Tuesday 10:00 albo Question about invoice no. 245. Mail bez tematu łatwo przeoczyć, o czym piszę szerzej we wpisie o najczęstszych błędach w mailach po angielsku.
Przydatne zwroty do maila po angielsku
Odwołanie do wcześniejszego kontaktu
| Po angielsku | Po polsku |
|---|---|
| Following our phone call, … | Nawiązując do naszej rozmowy telefonicznej, … |
| As discussed at the meeting, … | Tak jak ustaliliśmy na spotkaniu, … |
| With reference to your email of 3 March, … | W nawiązaniu do Pana / Pani maila z 3 marca, … |
| As requested, I am sending… | Zgodnie z prośbą przesyłam… |
Załączniki
| Po angielsku | Po polsku |
|---|---|
| Please find attached the report. | W załączniku przesyłam raport. |
| I’ve attached the presentation from today’s meeting. | Załączam prezentację z dzisiejszego spotkania. |
| Please see the attached file for details. | Szczegóły znajdziesz w załączonym pliku. |
Prośby i pytania
| Po angielsku | Po polsku |
|---|---|
| Could you please send me…? | Czy możesz / może Pan / Pani przesłać mi…? |
| I would be grateful if you could… | Byłabym wdzięczna, gdyby Pan / Pani mógł / mogła… |
| Would it be possible to…? | Czy byłoby możliwe…? |
| Could you let me know by Friday? | Czy możesz dać mi znać do piątku? |
Przypomnienie (follow-up)
| Po angielsku | Po polsku |
|---|---|
| I’m following up on my email from last week. | Wracam do mojego maila z zeszłego tygodnia. |
| Just a quick reminder that… | Krótkie przypomnienie, że… |
| I wanted to check whether you’ve had a chance to look at… | Chciałam zapytać, czy udało się już przejrzeć… |
Przeprosiny i złe wiadomości
| Po angielsku | Po polsku |
|---|---|
| Sorry for the late reply. | Przepraszam za późną odpowiedź. |
| I apologise for any inconvenience. | Przepraszam za wszelkie niedogodności. |
| Unfortunately, we are unable to… | Niestety nie jesteśmy w stanie… |
| I’m afraid there has been a delay. | Obawiam się, że wystąpiło opóźnienie. |
Przed pożegnaniem
| Po angielsku | Po polsku |
|---|---|
| Please let me know if you have any questions. | Daj znać, jeśli masz pytania. |
| If you need any further information, please do not hesitate to contact me. | W razie potrzeby dodatkowych informacji proszę o kontakt. |
| I look forward to hearing from you. | Czekam na odpowiedź. |
| Thank you in advance. | Z góry dziękuję. |
Jak zakończyć maila po angielsku?
Użyj zakończenia, które pasuje do stopnia formalności całej wiadomości:
| Zakończenie | Kiedy |
|---|---|
| Yours faithfully, | bardzo formalnie, gdy nie znasz nazwiska odbiorcy (po Dear Sir or Madam) |
| Yours sincerely, / Sincerely, | formalnie, gdy znasz nazwisko odbiorcy |
| Kind regards, | uprzejmie i neutralnie, najbezpieczniejszy wybór w pracy |
| Best regards, | uprzejmie, trochę mniej formalnie |
| Best, / Thanks, | nieformalnie, do współpracowników |
| Cheers, | bardzo swobodnie, głównie w Wielkiej Brytanii i Australii |
Pod pożegnaniem wpisz imię i nazwisko, a w mailach służbowych także stanowisko i nazwę firmy (najlepiej w stopce).
Przykładowy mail po angielsku: oficjalny
Subject: Meeting confirmation
Dear Mr Smith,
I hope this email finds you well. I am writing to confirm our meeting scheduled for next Tuesday, 20 October, at 10:00 a.m. The meeting will take place in our main conference room. During the meeting, we will discuss the progress of the current project and outline the next steps.
Could you please let me know if this time is still convenient for you? Additionally, if there are any specific topics you would like to address, please feel free to let me know in advance.
Thank you for your time and consideration. I look forward to your response.
Best regards,
Jane Doe
Więcej przykładów maili po angielsku
Prośba o informacje (formalnie)
Subject: Enquiry about English courses for our team
Dear Sir or Madam,
I am writing on behalf of ABC Logistics to ask about English courses for a group of six employees. Could you please send me information about the available levels, schedules and prices?
I would also be grateful if you could let me know whether the courses can be held online.
Thank you in advance.
Yours faithfully,
Anna Kowalska
HR Specialist, ABC Logistics
Przypomnienie (follow-up)
Subject: Follow-up: offer for the Q4 campaign
Dear Ms Taylor,
I’m following up on my email from 2 October regarding our offer for the Q4 campaign. I wanted to check whether you’ve had a chance to review it.
Please let me know if you have any questions or if you would like to discuss the details on a call.
Kind regards,
Piotr Nowak
Przeprosiny za opóźnienie
Subject: Delay in delivery: order no. 4512
Dear Mr Brown,
I’m afraid there has been a delay with your order no. 4512. Due to a problem with our supplier, the goods will be shipped on 14 October, three days later than planned.
I apologise for any inconvenience this may cause. If the new date is a problem for you, please let me know and we will do our best to find a solution.
Kind regards,
Marta Wiśniewska
Customer Service
Mail nieformalny do współpracownika
Subject: Slides for tomorrow
Hi Tom,
Hope you’re well! I’ve attached the slides for tomorrow’s presentation. Could you have a quick look at slides 5–7 and let me know if the numbers are correct?
Thanks a lot,
Kasia
Skróty w mailach po angielsku
| Skrót | Rozwinięcie | Po polsku |
|---|---|---|
| ASAP | as soon as possible | jak najszybciej |
| FYI | for your information | do Twojej wiadomości |
| EOD | end of day | do końca dnia |
| TBC | to be confirmed | do potwierdzenia |
| N/A | not applicable | nie dotyczy |
| Re: | łac. in re, „w sprawie” | oznaczenie odpowiedzi w temacie maila |
| Fwd: | forward | przekazanie dalej |
| cc / bcc | carbon copy / blind carbon copy | kopia / ukryta kopia |
Skrótów używaj w mailach do osób, z którymi już współpracujesz. W pierwszym, formalnym mailu lepiej napisać pełną formę.
Czy wysyłasz dużo wiadomości mailowych po angielsku? Jakie kwestie są dla Ciebie niejasne? Daj znać w komentarzu.
Ćwicz z lektorką
Maile, spotkania i rozmowy z klientami ćwiczymy na kursie angielskiego biznesowego. Pracujemy na Twojej prawdziwej korespondencji: piszesz maila, a ja pokazuję, jak brzmiałby naturalnie po angielsku. Możesz też zacząć od lekcji indywidualnych.
Bezpłatna konsultacjaPrzeczytaj też: List po angielsku: formalny i nieformalny, Out of office po angielsku, Najczęstsze błędy w mailach po angielsku, Spotkanie biznesowe po angielsku oraz List motywacyjny po angielsku
Najczęstsze pytania o maile po angielsku
Jak zacząć maila po angielsku?
W mailu formalnym: Dear Mr / Ms + nazwisko, a gdy nie znasz nazwiska, Dear Sir or Madam,. W mailu do osoby, którą znasz: Hello + imię, albo Hi + imię,. Pierwsze zdanie to zwykle uprzejmość (I hope this email finds you well.) albo od razu cel wiadomości (I am writing to…).
Jak zakończyć maila po angielsku?
Najbezpieczniejsze w pracy jest Kind regards, albo Best regards,. Bardzo formalnie: Yours sincerely, (gdy znasz nazwisko) lub Yours faithfully, (gdy piszesz Dear Sir or Madam). Do współpracowników wystarczy Best, albo Thanks,.
Co znaczy „I hope this email finds you well”?
To uprzejma formułka na początek maila: „Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko dobrze”. Pasuje do maili formalnych i półformalnych. Do osób, z którymi piszesz codziennie, możesz ją pominąć albo zastąpić prostszym Hope you’re well!.
Czy w mailu służbowym po angielsku można napisać „Hi”?
Tak, jeśli znasz odbiorcę albo on sam tak do Ciebie pisze. W pierwszym mailu do nowego klienta albo do osoby na wysokim stanowisku lepiej zacząć od Dear. Dobra zasada: odpowiadaj w takim samym stopniu formalności, w jakim napisano do Ciebie.
Jak napisać, że coś jest w załączniku?
Please find attached… (formalnie) albo I’ve attached… (neutralnie), np. Please find attached the invoice for September. Unikaj kalki In the attachment I send you….
O autorce
Agnieszka Fronczak
Jestem filolożką angielskiego i norweskiego oraz psychologiem motywacji (studia podyplomowe na Uniwersytecie SWPS). Uczę dorosłych online: indywidualnie, w duecie i w małych grupach. Prowadzę szkołę Trening Językowy.
Więcej o mnieGood luck! · Powodzenia!
Porozmawiajmy o Twoim angielskim
Napisz, czego potrzebujesz. Na bezpłatnej rozmowie sprawdzimy Twój poziom i ustalimy, od czego zacząć.
- Kontakt jest bezpłatny i bez zobowiązań.
- Zajęcia online: indywidualnie, w duecie albo w małej grupie.
- Odezwę się do Ciebie.
Wypełnij formularz
Odezwę się do Ciebie