Korespondencja mailowa dominuje w komunikacji biznesowej z kilku ważnych powodów.
E-mail to szybkie przekazywanie informacji między organizacjami, a także działami firmy. Globalny zasięg sprawia, że możesz komunikować się z partnerami biznesowymi z całego świata, niezależnie od ich strefy czasowej. Wysyłanie maili jest zazwyczaj tańsze niż tradycyjna poczta, telefony czy inne formy komunikacji.
Wiele osób wciąż nie czuje się pewnie w komunikacji mailowej w języku angielskim. Powodów jest kilka – niedostateczna znajomość gramatyki, brak odpowiedniego słownictwa czy zasad netykiety. W korespondencji biznesowej kluczowy jest profesjonalizm. Błędy językowe czy stylistyczne mogą wpłynąć na odbiór naszej osoby, a przede wszystkim naszych kompetencji.
Sprawdź czy przestrzegasz wszystkich zasad w wiadomościach mailowych w języku angielskim.
1. Brak tematu w mailu w języku angielskim
Ten problem, bez wątpienia, dotyczy korespondencji w każdym języku. Brak tematu możemy zauważyć w wielu wiadomościach. Temat, czyli subject line, informuje Twojego odbiorcę o treści. Brak tematu może spowodować to, że ktoś w ogóle nie otworzy Twojego maila, bo uzna to za nieważne. Wyobraź sobie osobę, która dostaje około 100 maili dziennie; to właśnie temat pozwala na selekcję i priorytetyzację zadań.
2. Nieodpowiedni zwrot grzecznościowy w mailu w języku angielskim
Pamiętaj o stylu i odpowiednim tonie. Przestrzegaj zasad, aby nikogo nie urazić i zachować profesjonalizm.
- Nieodpowiedni zwrot do adresata:
- Użycie „Dear” bez odpowiedniego tytułu lub imienia, np. „Dear Mr.” zamiast „Dear Mr. Smith”.
- Pominięcie tytułu, gdy jest on wymagany, np. „Dear John” zamiast „Dear Mr. Smith” w kontekście formalnym.
- Zbyt formalny lub nieformalny ton
- Użycie „Hi” lub „Hello” w zbyt formalnym kontekście.
- Użycie „Dear” w bardzo nieformalnej korespondencji, gdzie „Hi” byłoby bardziej odpowiednie.
- Brak personalizacji
- Używanie ogólnych zwrotów zamiast bardziej spersonalizowanych, np. „Dear Customer” zamiast „Dear Mr. Smith”
- Przykłady poprawnych zwrotów grzecznościowych w korespondencji mailowej:
- Zwroty powitalne:
- Formalne: „Dear Mr. Smith,” „Dear Dr. Johnson,”
- Półformalne: „Hello John,” „Hi Sarah,”
- Nieformalne: „Hi everyone,” „Hello team,”
- Zwroty powitalne:
- Zwroty zamykające:
- Formalne: „Yours sincerely,” „Yours faithfully,” (gdy adresat jest nieznany)
- Półformalne: „Best regards,” „Kind regards,”
- Nieformalne: „Best,” „Thanks,”
Unikanie tych błędów i stosowanie odpowiednich zwrotów grzecznościowych może znacznie poprawić jakość komunikacji mailowej i przyczynić się do lepszego odbioru wiadomości przez odbiorcę.
3. Zasada KISS
Kiss czyli keep it simple. Większość ludzi ma zbyt napięte harmonogramy, dużo zadań i przepełnioną skrzynkę mailową. Mail powinien być krótki i zwięzły. Unikaj długich zdań, a najważniejsze informacje najlepiej wypunktować.
4. Najczęstsze błędy gramatyczne w korespondencji mailowej w języku angielskim
- Złe użycie czasów gramatycznych:
Mieszanie czasów przeszłych, teraźniejszych i przyszłych w jednym zdaniu lub akapicie bez uzasadnienia.
- Brak zgody podmiotu z orzeczeniem:
Nieprawidłowa zgoda podmiotu z orzeczeniem, np. „He go” zamiast „He goes„.
- Złe użycie przedimków (articles):
Pomijanie przedimków „a”, „an”, „the” lub ich niewłaściwe stosowanie, np. „I need an information” zamiast „I need some information” lub „I need the information„.
- Niepoprawne użycie czasowników modalnych:
Błędy w stosowaniu czasowników modalnych, np. „He can sings” zamiast „He can sing”.
- Błędy w stosowaniu przyimków:
Niewłaściwe użycie przyimków, np. „He is good in English” zamiast „He is good at English”.
- Niepoprawne tworzenie zdań pytających i przeczących:
Błędy w konstrukcji pytań i zdań przeczących, np. „You are coming?” zamiast „Are you coming?” lub „He don’t like it” zamiast „He doesn’t like it”.
- Błędy w strukturze zdań warunkowych:
Niewłaściwe stosowanie trybów warunkowych, np. „If he would come, we would start” zamiast „If he came, we would start„.
Jeśli masz problem z angielską gramatyką, zapisz ten wpis w postaci mini ściągi, aby uniknąć tych najczęstszych błędów gramatycznych w korespondencji mailowej.
5. Błędy techniczne i formatowane w mailach w języku angielskim
Zgodnie z wcześniejszą zasadą – unikaj długich bloków tekstu w korespondencji mailowej. Wypunktuj lub pogrub najważniejsze informacje.
Sprawdź czy załącznik jest w odpowiednim formacie i czy na pewno został dodany.
6. Błędy interpunkcyjne i ortograficzne
Błędy ortograficzne
Literówki i błędy ortograficzne, które mogą zmieniać znaczenie wiadomości, przykłady:
- Their / There / They’re:
- Błędne: „Their going to the meeting.”
- Poprawne: „They’re going to the meeting.”
- Your / You’re:
- Błędne: „Your the best.”
- Poprawne: „You’re the best.”
- Its / It’s:
- Błędne: „Its a nice day.”
- Poprawne: „It’s a nice day.”
- Affect / Effect:
- Błędne: „The new policy will effect the team.”
- Poprawne: „The new policy will affect the team.”
- Then / Than:
- Błędne: „She is taller then her brother.”
- Poprawne: „She is taller than her brother.”
Niepoprawne użycie wielkich liter
Niewłaściwe stosowanie wielkich liter, np. „best regards” zamiast „Best regards”.
Unikanie błędów i dbanie o poprawność oraz klarowność korespondencji mailowej może znacznie poprawić jakość komunikacji i przyczynić się do lepszego odbioru wiadomości przez odbiorców. Regularne ćwiczenie, korzystanie z narzędzi do sprawdzania gramatyki oraz zwracanie uwagi na detale to klucz do sukcesu.
Sprawdź poniższe podpunkty przed wysłaniem kolejnego maila w języku angielskim:
- Odpowiedni styl, rozpoczęcie i zakończenie maila dopasowane do sytuacji
- Gramatyka – spójne czasy, odpowiednie przyimki, zastosowanie articles (a/an/the)
- Sprawdzenie literówek
- Krótka, spójna wiadomość – KISS
- Załącznik
Jeśli potrzebujesz więcej wskazówek o pisaniu maili w języku angielskim zajrzysz do naszego wpisu – Jak pisać maile w języku angielskim?